Datenschutzerklärung für Zack KI

Stand: 1. September 2026 (Conversion-Auswertung ergänzt)

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie personenbezogene Daten bei der Nutzung der Website und der Windows-App "Zack KI" verarbeitet werden. Sie enthält die Informationen nach Art. 13 DSGVO für Daten, die direkt bei Nutzern erhoben werden, und nach Art. 14 DSGVO für Daten, die Zack KI aus anderen Quellen erhält.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:

Elias Friderici
c/o Online-Impressum.de #4680
Europaring 90
53757 Sankt Augustin
Deutschland

E-Mail: hello@zack-ki.com

Zack KI wird als Einzelunternehmen betrieben. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Datenschutzanfragen können direkt an die oben genannte E-Mail-Adresse gerichtet werden.

2. Aufruf der Website und Verbindung der App zum Server

Damit eine Seite oder eine Antwort ausgeliefert werden kann, muss der Server die IP-Adresse des anfragenden Geräts technisch verarbeiten. Das gilt für den Aufruf der Website ebenso wie für jede Verbindung der Windows-App zum Server von Zack KI.

Zweck: Auslieferung der angeforderten Inhalte sowie Sicherstellung des technischen Betriebs.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb von Website und Dienst.

Datenkategorien: IP-Adresse und die bei einer Verbindung technisch anfallenden Angaben wie aufgerufene Adresse, Zeitpunkt und Angaben des verwendeten Programms.

Empfänger: netcup GmbH, Deutschland, als Anbieter der Serverinfrastruktur. Mit netcup wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Speicherdauer: Zack KI führt keine dauerhaften Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen. Die IP-Adresse wird für die Dauer der jeweiligen Verbindung verarbeitet und danach nicht von Zack KI gespeichert. Bei technischen Störungen können kurzzeitig Fehlerprotokolle des Serverprogramms anfallen; diese werden nicht dauerhaft aufbewahrt. Unabhängig davon kann der Serveranbieter netcup im Rahmen des Betriebs eigene technische Protokolle führen.

Für die Planung und Verbesserung der Website zählt Zack KI zusätzlich in einer eigenen, kostenlosen Betriebsstatistik, wie oft eine öffentliche HTML-Seite aufgerufen, wie oft der Installer-Download gestartet und wie oft danach erstmals eine Anmeldung erfolgreich abgeschlossen wurde. Dafür werden dauerhaft ausschließlich Tageszähler gebildet. Gespeichert werden der gekürzte öffentliche Seitenpfad, die Sprache, eine grobe Herkunft (direkter Aufruf, interne Navigation, Suchmaschine, soziales Netzwerk oder andere Website), gegebenenfalls nur der Hostname des Referrers sowie ausdrücklich vorhandene, auf sichere Zeichen begrenzte UTM-Kampagnenangaben. Vollständige Referrer-Adressen, Benutzeragenten, Seiteninhalte und eindeutige Besucherkennungen werden nicht gespeichert. Bestellnummern und Dateinamen werden vor der Speicherung maskiert. Die Tageszähler werden nach 90 Tagen gelöscht.

Damit ein Website-Aufruf, ein Download und eine anschließende erstmalige Anmeldung als grober Conversion-Trichter zusammengezählt werden können, setzt die Website eine kurzlebige, technisch nicht auslesbare Zufallskennung (zack_attribution) mit höchstens sieben Tagen Laufzeit. Der zugehörige Zufalls-Hash wird nach der erstmaligen erfolgreichen Kontoanlage atomar entfernt und sonst spätestens nach sieben Tagen gelöscht; er wird nicht mit einer Benutzerkennung gespeichert. Für eine Anmeldung aus der Windows-App kann der Server zusätzlich bis zu 24 Stunden eine nur im Arbeitsspeicher liegende, wechselnde Prüfsumme der technischen Client-Adresse als ungenaue Brücke verwenden. Die rohe IP-Adresse und diese Prüfsumme werden nicht in der Datenbank oder in den Zugriffsprotokollen gespeichert. Bei gemeinsam genutzten Anschlüssen, wechselnden Netzen oder VPNs kann die Zuordnung deshalb fehlen oder ungenau sein. Browser, die „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“ signalisieren, sowie ausdrücklich markierte Testzugriffe werden nicht in diesen Statistikpfad aufgenommen.

Diese Statistik läuft ausschließlich auf dem Zack-KI-Server; es werden keine externen Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste eingesetzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht darin, die öffentlich angebotenen Seiten, den Download und den Einstieg in den Dienst zuverlässig zu betreiben und die Nachfrage grob zu verstehen.

3. Angaben im Browserspeicher

Die Website legt einzelne Angaben im lokalen Speicher des Browsers ab. Es handelt sich dabei nicht um Werbe- oder Analyse-Cookies.

Datenkategorien: die gewählte Sprache (Schlüssel zk-lang), das gewählte Farbschema (Schlüssel zk-theme), ob der Warnhinweis zum Windows-SmartScreen-Dialog beim Download bereits angezeigt wurde (Schlüssel zk-notice-seen) sowie, falls die Ausprobieren-Funktion genutzt wird, eine Kennung der jeweiligen Demo-Sitzung.

Zweck: Beibehaltung der vom Nutzer getroffenen Darstellungs- und Sprachauswahl, Vermeidung eines wiederholt angezeigten Warnhinweises beim Download sowie Zuordnung einer laufenden Demo-Sitzung.

Rechtsgrundlage: Diese Angaben dienen ausschließlich Funktionen, die der Nutzer selbst ausgelöst hat. Für die Speicherung von Informationen auf der Endeinrichtung greift insoweit die Ausnahme von der Einwilligungspflicht nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, beruht dies auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger: keine. Diese Angaben verbleiben im Browser des Nutzers.

Speicherdauer: bis der Nutzer sie ändert oder den Browserspeicher löscht.

4. Sitzung auf der Website

Wer auf der Website eine Bestellung ausführt oder seinen Vertrag verwaltet, erhält ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie mit dem Namen zack_web. Es ist gegen Auslesen durch Skripte geschützt und wird nur über eine verschlüsselte Verbindung übertragen.

Zweck: Wiedererkennung der angemeldeten Sitzung während Bestellung, Kündigung, Widerruf und Vertragsverwaltung.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da das Cookie für den vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die zugrunde liegende Verarbeitung.

Datenkategorien: ein signierter Sitzungsschlüssel mit der Zuordnung zum Benutzerkonto und einem Ablaufzeitpunkt.

Empfänger: netcup GmbH im Rahmen des Serverbetriebs.

Speicherdauer: bis zu 30 Tage, danach läuft das Cookie ab. Es kann jederzeit über die Browsereinstellungen gelöscht werden.

5. Benutzerkonto und Anmeldung

Für ein Benutzerkonto wird eine E-Mail-Adresse verarbeitet. Die Anmeldung erfolgt über einen einmalig gültigen Anmeldelink, der an diese Adresse gesendet wird. Ein Passwort wird nicht vergeben. Zack KI speichert keinen Namen des Nutzers.

Zweck: Einrichtung und Verwaltung des Benutzerkontos sowie sichere Anmeldung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses beziehungsweise vorvertraglicher Maßnahmen.

Datenkategorien: E-Mail-Adresse, Kontokennung, Zeitpunkt der Erstellung sowie die zur Anmeldung erforderlichen technischen Angaben.

Empfänger: Supabase für Benutzerkonten, Anmeldung und Datenbank; netcup GmbH für den Serverbetrieb.

Speicherdauer: für die Dauer des Benutzerkontos. Nach dessen Löschung werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Der Anmeldezustand der Windows-App wird auf dem Rechner des Nutzers im Anmeldeinformationsspeicher von Windows hinterlegt und nicht zusätzlich von Zack KI ausgewertet.

Alternativ zur Anmeldung per Anmeldelink kann die Anmeldung über ein vorhandenes Google-Konto erfolgen. Bei dieser Variante übermittelt Google die mit dem Google-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse an Zack KI. Ein Name oder Profilbild wird nicht in das Benutzerkonto übernommen; es gilt unverändert, dass Zack KI keinen Namen des Nutzers speichert. Ein Konto, das bereits per Anmeldelink besteht, wird bei identischer und bestätigter E-Mail-Adresse fortgeführt — es entsteht kein zweites Konto.

Zweck: Alternative sichere Anmeldung ohne separaten Anmeldelink.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses beziehungsweise vorvertraglicher Maßnahmen.

Datenkategorien: E-Mail-Adresse des Google-Kontos (von Google als bestätigt gekennzeichnet) sowie die zur Anmeldung erforderlichen technischen Angaben.

Empfänger: Google für die Bestätigung der Identität bei diesem Anmeldeweg; Supabase für Benutzerkonten, Anmeldung und Datenbank; netcup GmbH für den Serverbetrieb.

6. Guthaben, Credits und Abrechnung der Nutzung

Zack KI führt je Benutzerkonto Angaben über den gebuchten Tarif, das verfügbare Credit-Guthaben und die einzelnen abrechnungsrelevanten Nutzungsereignisse.

Zweck: Bereitstellung des gebuchten Tarifs, Berechnung und Verwaltung des Guthabens sowie eine nachvollziehbare Abrechnung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses; soweit Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten bestehen, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Datenkategorien: Tarif, Credit-Stand sowie je Anfrage der Zeitpunkt, das verwendete Modell, die Menge der verarbeiteten Texteinheiten, die Anzahl ausgelöster Websuchen und die angefallenen Kosten.

Der Inhalt von KI-Anfragen und der Wortlaut von Suchanfragen sind ausdrücklich nicht Bestandteil dieser Nutzungsereignisse. Festgehalten wird nur, dass und in welchem Umfang eine Anfrage stattgefunden hat.

Empfänger: Supabase für die Datenbank, netcup GmbH für den Serverbetrieb.

Speicherdauer: für die Dauer des Benutzerkontos und darüber hinaus, soweit dies für Abrechnung, gesetzliche Nachweispflichten oder die Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.

Zack KI speichert keine Zahlungsdaten wie Kreditkarten- oder Bankverbindungen. Diese werden ausschließlich von Paddle verarbeitet.

7. Bestellungen und Vertragsverwaltung

Bei Bestellungen und der Verwaltung kostenpflichtiger Tarife werden die zur Vertragsabwicklung erforderlichen Angaben verarbeitet.

Zweck: Abschluss und Durchführung von Verträgen, Zuordnung von Bestellungen, Abrechnung, Bearbeitung von Widerrufen und Kündigungen sowie Erfüllung gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung des Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für steuer- und handelsrechtliche Pflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Dokumentation abgegebener Erklärungen der Rechtssicherheit beider Seiten dient.

Datenkategorien: Bestellnummer, E-Mail-Adresse, gewählter Tarif, Betrag, Status der Bestellung, die im Bestellvorgang erteilten Einwilligungen sowie Widerrufs- und Kündigungserklärungen mit Zeitpunkt.

Empfänger: Paddle für Bestell- und Zahlungsabwicklung, Supabase für die Datenbank, netcup GmbH für den Serverbetrieb, Resend für den Versand der erforderlichen Bestätigungen.

Speicherdauer: nach den geltenden steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Danach werden die Daten gelöscht, soweit sie nicht mehr zur Rechtsverteidigung benötigt werden.

8. KI-Anfragen

Sendet ein Nutzer eine Anfrage an Zack KI, wird deren Inhalt zur Erstellung einer Antwort an den eingesetzten KI-Anbieter übermittelt. Für die Beantwortung von Anfragen setzt Zack KI Modelle von OpenAI ein.

Zweck: Bearbeitung der Nutzeranfrage und Erstellung der angeforderten Antwort.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Übermittlung zur Erbringung der vom Nutzer angeforderten Leistung erforderlich ist.

Datenkategorien: der Inhalt der Anfrage einschließlich aller darin enthaltenen Angaben. Nutzer entscheiden selbst, welche Informationen sie in eine Anfrage aufnehmen. Von der Übermittlung besonders sensibler Angaben sollte abgesehen werden, soweit sie für die Antwort nicht benötigt werden.

Empfänger: OpenAI als Anbieter des Modells; netcup GmbH ist im Rahmen des Serverbetriebs technisch in die Weiterleitung eingebunden.

Speicherdauer bei Zack KI: Auf den Servern von Zack KI wird kein Chatverlauf gespeichert. Der Anfrageinhalt wird ausschließlich für die Dauer der Bearbeitung verarbeitet und danach nicht abgelegt. Chatverläufe werden allein lokal auf dem Rechner des Nutzers gespeichert.

Für die Verarbeitung durch OpenAI gelten zusätzlich dessen eigene Datenschutzhinweise. Zack KI trifft keine Aussage darüber, ob und wie lange dieser Anbieter übermittelte Daten speichert.

9. Automatische Benennung von Chats

Damit ein Chat in der App wiedererkennbar benannt ist, wird ein Ausschnitt der Unterhaltung an ein gesondertes KI-Modell übermittelt, das daraus eine kurze Überschrift erzeugt. Hierfür wird DeepSeek eingesetzt.

Zweck: automatische Erzeugung einer Chat-Überschrift.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in einer übersichtlichen Bedienung der App.

Datenkategorien: ein Ausschnitt des Chatinhalts, der für die Benennung herangezogen wird.

Empfänger: DeepSeek; netcup GmbH im Rahmen des Serverbetriebs.

Speicherdauer bei Zack KI: Der erzeugte Titel wird ausschließlich lokal beim Nutzer gespeichert. Auf den Servern von Zack KI werden weder der Ausschnitt noch der Titel abgelegt.

DeepSeek verarbeitet Daten in der Volksrepublik China. Näheres hierzu unter "Übermittlung in Drittländer". Für die Verarbeitung durch DeepSeek gelten zusätzlich dessen eigene Datenschutzhinweise; Zack KI trifft keine Aussage über das dortige Speicherverhalten.

10. Websuche

Zack KI kann zur Beantwortung einer Anfrage eine Websuche auslösen. In diesem Fall wird die dafür erzeugte Suchanfrage an Serper übermittelt. Serper beschafft die Ergebnisse über die Suchmaschine Google; die Suchanfrage gelangt dadurch auch an Google.

Zweck: Beschaffung aktueller Informationen, die für die Beantwortung der Nutzeranfrage benötigt werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Websuche Teil der vom Nutzer angeforderten Funktion ist.

Datenkategorien: der Wortlaut der Suchanfrage. Dieser kann je nach ursprünglicher Nutzeranfrage personenbezogene Angaben enthalten.

Empfänger: Serper als Anbieter der Websuche sowie Google als von Serper eingesetzte Suchmaschine; netcup GmbH im Rahmen des Serverbetriebs.

Speicherdauer bei Zack KI: Der Wortlaut der Suchanfrage wird nicht auf den Servern von Zack KI gespeichert. Für die Abrechnung wird ausschließlich die Anzahl der ausgelösten Suchvorgänge festgehalten, nicht deren Inhalt.

Für die Verarbeitung durch Serper und Google gelten zusätzlich deren eigene Datenschutzhinweise.

11. Verwendung eines eigenen API-Schlüssels

Nutzer können in den Einstellungen der App einen eigenen Zugangsschlüssel eines KI-Anbieters hinterlegen.

Zweck: Nutzung eines vom Nutzer selbst beauftragten KI-Anbieters ohne Verbrauch von Zack-KI-Credits.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen der Bereitstellung der App.

Speicherort des Schlüssels: Der Schlüssel wird ausschließlich lokal im Anmeldeinformationsspeicher von Windows abgelegt. Er wird nicht an Zack KI übertragen und ist Zack KI nicht bekannt.

Empfänger: Bei Verwendung eines eigenen Schlüssels wendet sich die App unmittelbar an den vom Nutzer gewählten Anbieter. Die Anfrage läuft in diesem Fall nicht über die Server von Zack KI. Für diese Verarbeitung besteht ein eigenes Vertragsverhältnis zwischen dem Nutzer und dem jeweiligen Anbieter; dessen Datenschutzhinweise gelten unmittelbar.

12. Ausprobieren auf der Website

Die Website kann eine Funktion anbieten, mit der Zack KI ohne Benutzerkonto einmalig ausprobiert werden kann.

Zweck: unverbindliches Testen der Funktionsweise vor einer Registrierung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die auf Wunsch des Nutzers durchgeführte vorvertragliche Maßnahme sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Begrenzung der Nutzung gegen Missbrauch.

Datenkategorien: die eingegebene Frage, begrenzt auf höchstens 200 Zeichen; der als Kontext mitgesendete Textausschnitt, entweder vom Nutzer auf der Website markierter Text oder ein vom Nutzer selbst aufgezogener Bildschirmausschnitt der Website; eine im Browserspeicher abgelegte Kennung der jeweiligen Demo-Sitzung sowie die zur Begrenzung der Anzahl an Fragen je Sitzung erforderlichen technischen Angaben.

Empfänger: der für die Demo eingesetzte KI-Anbieter sowie netcup GmbH im Rahmen des Serverbetriebs.

Speicherdauer: Die eingegebene Frage wird nur für die Beantwortung verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert. Die Kennung der Demo-Sitzung verfällt nach kurzer Zeit.

13. E-Mail-Versand

Zack KI versendet Anmeldelinks sowie Bestätigungen zu Bestellungen, Widerrufen und Kündigungen. Für den Versand wird Resend eingesetzt. Ein Werbe-Newsletter wird nicht versendet.

Zweck: Anmeldung am Benutzerkonto sowie die vertraglich und gesetzlich erforderliche Kommunikation.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragsdurchführung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit eine gesetzliche Bestätigungs- oder Dokumentationspflicht besteht.

Datenkategorien: E-Mail-Adresse sowie die für die jeweilige Nachricht erforderlichen Bestell-, Vertrags-, Widerrufs- oder Kündigungsangaben.

Empfänger: Resend als E-Mail-Dienstleister; netcup GmbH im Rahmen des Serverbetriebs.

Speicherdauer: Der Versandnachweis wird zusammen mit dem zugrunde liegenden Vorgang nach den dafür geltenden Fristen aufbewahrt.

14. Diagnosedaten der Windows-App

Die Windows-App kann gerätebezogene Fehler- und Ereignisprotokolle an Zack KI übermitteln, um technische Probleme nachvollziehen zu können. Die Übermittlung lässt sich in den Einstellungen der App abschalten.

Zweck: Erkennung und Behebung technischer Fehler sowie Verbesserung der Stabilität der App.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Fehleranalyse und im zuverlässigen Betrieb der Software. Der Übermittlung kann jederzeit durch Abschalten der Funktion in den Einstellungen widersprochen werden.

Datenkategorien: eine Gerätekennung in Form eines Prüfwerts, eine Sitzungskennung, Zeitpunkt, Schweregrad und Kategorie des Ereignisses, der betroffene Programmteil, die Programmversion, die Plattform sowie ein technischer Meldungstext mit ergänzenden technischen Feldern. Chatinhalte werden nicht übermittelt. Erkannte Zugangsdaten werden vor der Speicherung automatisch unkenntlich gemacht.

Empfänger: Supabase, da die Diagnosedaten in der Datenbank abgelegt werden, sowie netcup GmbH im Rahmen des Serverbetriebs.

Speicherdauer: 30 Tage. Danach werden die Einträge automatisch gelöscht. Zusätzlich werden die ältesten Einträge entfernt, sobald eine technische Obergrenze für den belegten Speicher erreicht ist.

15. Lokale Nutzungserinnerungen, Bindungsmessung und Rückhol-E-Mails

Die Windows-App kann bei längeren, vom Nutzer selbst kopierten Texten gelegentlich eine Erinnerung an den Alt+1-Kontextablauf anzeigen. Die Entscheidung darüber wird ausschließlich lokal auf dem Rechner getroffen. Der Inhalt der Zwischenablage wird dafür nicht dauerhaft gespeichert und nicht an den Server von Zack KI übermittelt. Die Erinnerung selbst enthält den kopierten Inhalt nicht. Wird sie angeklickt, übernimmt die App genau diesen Text lokal als Kontext in einen neuen Chat. Erst wenn der Nutzer die Anfrage absendet, wird der Text wie ein sonst manuell hinzugefügter Chat-Kontext verarbeitet. Die Erinnerung erscheint nur während der ersten 14 Tage nach der ersten Ausführung oder nach mindestens 30 Tagen ohne Nutzung und ist durch feste zeitliche und zahlenmäßige Obergrenzen beschränkt.

Um zu erkennen, ob Nutzer nach der Registrierung wiederkehren und ob die Erinnerungen den Alt+1-Ablauf verständlicher machen, speichert Zack KI wenige inhaltsfreie Produkt-Ereignisse.

Zweck: Verbesserung der Nutzbarkeit und Bindung, Erkennen von einmaliger Nutzung sowie Messung, ob eine angezeigte Erinnerung zeitnah zur Nutzung des Kontext-Shortcuts führt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht darin, die bereits bereitgestellte und gegebenenfalls bezahlte App verständlich nutzbar zu halten und unnötige oder wirkungslose Erinnerungen anhand aggregierter Kennzahlen zu begrenzen.

Datenkategorien: Benutzerkonto, Zeitpunkt und ausschließlich eine der fest vorgegebenen Ereignisarten „App geöffnet“, „Clipboard-Erinnerung angezeigt“, „Clipboard-Erinnerung geöffnet“, „Kontext-Shortcut verwendet“, „Anpinn-Hinweis angezeigt“, „Anpinnen angeklickt“ oder „Anpinnen erfolgreich“. Nicht erfasst werden der Inhalt der Zwischenablage oder eines Chats, Screenshots, Dateinamen, besuchte Websites, geöffnete Programme oder Fenstertitel.

Empfänger: Supabase, da die Ereignisse in der Datenbank abgelegt werden, sowie netcup GmbH im Rahmen des Serverbetriebs.

Speicherdauer: höchstens 13 Monate. Danach werden die einzelnen Ereignisse automatisch gelöscht. Daraus gebildete, nicht mehr auf einzelne Benutzerkonten zurückführbare Gesamtkennzahlen können länger aufbewahrt werden.

Wenn ein Nutzer Zack KI in den ersten Tagen verwendet und danach nicht mehr öffnet, kann Zack KI zusätzlich höchstens zwei kurze Rückhol-E-Mails senden — aber nur, wenn der Nutzer bei der Anmeldung die dafür vorgesehene, freiwillige Checkbox aktiviert hat. Die erste E-Mail wird frühestens nach drei vollständigen Tagen ohne erfolgreiche Anfrage und nur innerhalb der ersten sieben Tage nach der Kontoerstellung versendet. Eine zweite und letzte E-Mail folgt frühestens am 14. Tag nach der Kontoerstellung, wenn weiterhin keine Nutzung vorliegt. Danach werden für diesen Anlass keine weiteren E-Mails versendet. Die E-Mail enthält keine Inhalte aus Zwischenablage, Chats, Screenshots, Dateien, Fenstern oder besuchten Websites. Der darin enthaltene Button öffnet lediglich das registrierte Zack-KI-Protokoll zackki:// auf dem Gerät.

Zweck: Erinnerung an die bereits bereitgestellte Funktion für Nutzer, die dieser Nachricht ausdrücklich zugestimmt haben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung wird beim erfolgreichen Abschluss der Anmeldung mit Zeitpunkt, Einwilligungsversion und dem angezeigten Wortlaut dokumentiert. Sie kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Abmeldelink in jeder Rückhol-E-Mail widerrufen werden; der Klick sperrt weitere Rückhol-E-Mails sofort. Die Rechtmäßigkeit bereits erfolgter Verarbeitung bleibt unberührt.

Datenkategorien: E-Mail-Adresse, Zeitpunkt der Kontoerstellung, Zeitpunkte erfolgreicher Anfragen, Spracheinstellung aus der letzten Bestellung, Einwilligungszeitpunkt, Einwilligungsversion und angezeigter Einwilligungstext sowie Versandstatus, Abmeldezeitpunkt und Zeitpunkt der beiden möglichen Nachrichten. Die Rückhol-Tabelle enthält keine Nutzungs- oder Kommunikationsinhalte.

Empfänger: Resend als E-Mail-Dienstleister sowie netcup GmbH im Rahmen des Serverbetriebs.

Speicherdauer: Die inhaltsfreien Versandstatus und die zugehörigen Einträge im allgemeinen Zack-KI-Mail-Protokoll werden spätestens nach 13 Monaten automatisch gelöscht. Der Nachweis der Einwilligung und des Widerrufs bleibt nur so lange erhalten, wie er für die Abwehr oder Durchsetzung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist. Gesetzlich erforderliche Versandnachweise anderer Nachrichten werden davon nicht erfasst und nach den dafür geltenden Aufbewahrungsfristen behandelt. Die E-Mail selbst wird nur im üblichen Versandprotokoll des E-Mail-Dienstleisters verarbeitet.

16. Programm-Updates

Die Windows-App prüft regelmäßig, ob eine neue Version verfügbar ist. Dazu ruft sie eine Datei mit Angaben zur jeweils aktuellen Version vom Server von Zack KI ab.

Zweck: Bereitstellung von Fehlerbehebungen, Sicherheitsaktualisierungen und neuen Programmversionen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen der Bereitstellung der Software sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO am sicheren Betrieb aktueller Programmversionen.

Datenkategorien: die bei der Verbindung technisch anfallenden Angaben, insbesondere die IP-Adresse. Ein Nutzungsprofil wird nicht erstellt.

Empfänger: netcup GmbH als Betreiber der Serverinfrastruktur.

Speicherdauer: Es gelten die Angaben unter "Aufruf der Website und Verbindung der App zum Server"; dauerhafte Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen oder anderen personenbezogenen Daten werden nicht geführt, wohl aber technische Zugriffsprotokolle ohne Personenbezug für Betriebssicherheit und Fehlersuche, mit begrenzter Aufbewahrung.

17. Schutz vor Missbrauch

Um eine übermäßige oder missbräuchliche Belastung des Dienstes zu verhindern, begrenzt Zack KI die Anzahl der Anfragen je Konto beziehungsweise je Gerät.

Zweck: Sicherstellung der Verfügbarkeit sowie Schutz vor missbräuchlicher Nutzung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht im Schutz des Dienstes und seiner Nutzer.

Datenkategorien: Zählerstände, die einer Konto- oder Gerätekennung zugeordnet sind.

Speicherdauer: Die Zählerstände verfallen automatisch nach kurzer Zeit, in der Regel innerhalb einer Stunde.

18. Eingesetzte Dienstleister

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch diese Dienstleister gelten zusätzlich deren jeweilige Datenschutzhinweise.

19. Übermittlung in Drittländer

Ein Teil der eingesetzten Dienstleister verarbeitet Daten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums.

Für Übermittlungen in Staaten ohne Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission stützt sich Zack KI auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die Bestandteil der jeweiligen Auftragsverarbeitungs- beziehungsweise Nutzungsverträge sind. Soweit ein Anbieter unter einem Angemessenheitsbeschluss zertifiziert ist, stützt sich die Übermittlung vorrangig hierauf.

Besonders weisen wir auf Folgendes hin: Für die automatische Benennung von Chats wird DeepSeek eingesetzt, das Daten in der Volksrepublik China verarbeitet. Für die Volksrepublik China besteht kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Trotz vertraglicher Garantien lässt sich ein behördlicher Zugriff nach dortigem Recht nicht vollständig ausschließen. Betroffen ist ausschließlich der für die Titelerzeugung übermittelte Ausschnitt eines Chats, nicht der übrige Chatverlauf.

Die jeweils geltenden Angaben zur internationalen Datenverarbeitung ergeben sich ergänzend aus den Datenschutzhinweisen des betreffenden Anbieters.

20. Herkunft von Daten nach Art. 14 DSGVO

Den überwiegenden Teil der personenbezogenen Daten erhält Zack KI unmittelbar vom Nutzer, etwa bei der Kontoerstellung, bei Anfragen an die KI oder bei Widerrufs- und Kündigungserklärungen.

Daten, die nicht unmittelbar beim Nutzer erhoben werden, stammen von Paddle im Zusammenhang mit Bestellungen und der Zahlungsabwicklung. Dabei handelt es sich insbesondere um Bestellnummer, E-Mail-Adresse, gewählten Tarif, Betrag sowie den Status einer Bestellung oder eines Abonnements. Diese Daten werden für die unter "Bestellungen und Vertragsverwaltung" beschriebenen Zwecke verarbeitet.

21. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten besteht nicht. Ohne bestimmte Angaben können einzelne Funktionen jedoch nicht erbracht werden:

• Ohne E-Mail-Adresse kann kein Benutzerkonto eingerichtet und keine Anmeldung durchgeführt werden.
• Ohne die für Bestellung und Zahlung erforderlichen Angaben kann kein kostenpflichtiger Tarif abgeschlossen werden. Die Zahlungsdaten sind gegenüber Paddle anzugeben.
• Ohne Übermittlung einer Anfrage kann keine KI-Antwort erzeugt werden.
• Eine Suchanfrage wird ausschließlich dann an Serper übermittelt, wenn eine Websuche ausgelöst wird.
• Die Übermittlung von Diagnosedaten ist freiwillig und kann in den Einstellungen der App abgeschaltet werden.
• Die lokale Prüfung auf geeignete Clipboard-Erinnerungen benötigt keine Übermittlung des kopierten Inhalts. Inhaltsfreie Produkt-Ereignisse werden dem angemeldeten Benutzerkonto zugeordnet.

22. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Zack KI trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO, die gegenüber Nutzern rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen. Ein Profiling zu Werbezwecken findet nicht statt. Die unter „Lokale Nutzungserinnerungen und Bindungsmessung“ beschriebenen Ereignisse werden für statistische Nutzungs- und Bindungskennzahlen ausgewertet; sie enthalten keine Nutzerinhalte und führen zu keiner rechtlich oder ähnlich erheblich wirkenden Entscheidung.

Die Erzeugung von KI-Antworten erfolgt zwar automatisiert, stellt aber keine Entscheidung über die betroffene Person dar.

23. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO: Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO: Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten.
• Löschung nach Art. 17 DSGVO: Löschung der personenbezogenen Daten unter den gesetzlichen Voraussetzungen.
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO: Beschränkung der Verarbeitung unter den gesetzlichen Voraussetzungen.
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO: Herausgabe der Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen.
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO: Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben. Das betrifft insbesondere die Diagnosedaten, die automatische Benennung von Chats, die Bindungsmessung und den Schutz vor Missbrauch.
• Widerruf von Einwilligungen: Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an hello@zack-ki.com.

24. Löschung des Benutzerkontos

Die Löschung des Benutzerkontos kann in der Windows-App am Ende des Bereichs „Konto“ nach einer ausdrücklichen Bestätigung ausgelöst werden. Ein aktives, ausstehendes, pausiertes oder gerade kündigendes Abo muss zuvor beendet sein. Falls die App nicht erreichbar ist, kann die Löschung weiterhin per E-Mail an hello@zack-ki.com verlangt werden.

Nach der Löschung werden die zugehörigen personenbezogenen Daten gelöscht, soweit Zack KI nicht aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, insbesondere für Bestell- und Rechnungsunterlagen, zur weiteren Speicherung verpflichtet ist. Diese Unterlagen werden für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gesperrt und anschließend gelöscht.

Technische Sicherungskopien werden nicht für den laufenden Betrieb verwendet und laufen im regulären Sicherungszyklus aus; die eigene Sicherung wird höchstens 14 Tage, die getrennte Zweitsicherung höchstens 30 Tage aufbewahrt.

Auf Wunsch stellt die App die zum Konto gehörenden Serverdaten vorher als maschinenlesbaren Export bereit. Chatverläufe und Anhänge befinden sich ausschließlich lokal auf dem Rechner des Nutzers und werden von einer Kontolöschung nicht erfasst. Sie können dort jederzeit selbst gelöscht werden.

25. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Beschwerde kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde am gewöhnlichen Aufenthaltsort, am Arbeitsplatz oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes eingereicht werden.

Zuständig für den Verantwortlichen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

26. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen von Zack KI, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist über die Website von Zack KI abrufbar.